Ultimele zile înainte de ziua evenimentului sunt cele mai agitate, toate lucrurile trebuie să fie puse la punct, bugetul verificat, telefoane peste telefoane și parcă ai uitat ceva, dar nu știi exact ce.

Mai jos găsești o listă de lucruri de făcut sau verificat în ultimele 48 de ore înaintea unui eveniment pentru a te asigura că totul merge strună și că nu ai uitat nimic.

Trimiteți un email de reminder

Mai întâi, trimiteți un e-mail tuturor celor care s-au înregistrat, oferindu-le informații importante de care au nevoie pentru a ajunge la evenimentul (indicații, informații despre parcare etc.) și orice au nevoie pentru a obține cât mai multă valoare din participarea lor la eveniment, cum ar fi un itinerar detaliat, informații interesante despre speakeri, harta locației șamd. Oferă-le tot ce au nevoie, chiar dacă ai mai trimis o dată aceste informații. Dacă folosiți o aplicație personalizată pentru evenimente , asigurați-vă că trimiteți o notificare și utilizatorilor.

Apoi trimiteți e-mail persoanelor care nu s-au înregistrat încă, dar încă ar putea. Comunicați beneficiile participării la eveniment, spuneți-le detaliile pertinente despre speakeri, subiecte, artiști și alți invitați cheie, și explicați-le cum se pot înscrie. Acest pas poate aduce mulți participanți, așa că merită un efort din partea echipei.

În cele din urmă, trimiteți prin e-mail oricărei persoane cheie din echipa ta care are nevoie de informații specifice. Fie că e vorba despre furnizori, invitați foarte importanți, speakeri, donatori, influenceri, voluntari, sau personal, este bine să te asiguri că toată lumea are la îndemână toate informațiile de care are nevoie pentru a merge totul strună.

Confirmați cu Media

Dacă vă așteptați la vreo prezență mass-media la evenimentul vostru, sunați-i sau trimiteți-le un e-mail înainte de eveniment. Întrebați dacă au nevoie de ceva înainte de începerea evenimentului și dacă doresc să programeze o scurtă întâlnire cu voi, dacă timpul vă permite.

Vizitați locația

O locație competentă va aranja tot ce poate cu o zi înainte, astfel încât să nu existe surprize neașteptate. Asigură-te că locația a urmat instrucțiunile voastre, că a plasat decorul și semnalizarea acolo unde ați vrut, că au instalat mesele, scaunele, și toate celelalte elemente în locurile stabilite.

Apoi, parcurgeți evenimentul așa cum o vor face participanții. Există locuri unde s-ar putea pierde? Este ceva neclar? Sunt ascunse facilități și locații importante? Tot atunci puteți și estima unde se vor realiza cozi și aglomerație și face ultimele ajustări. Dacă tot sunteți acolo, verificați și luminile, wifi-ul și curentul.

Stabiliți un centru de comandă

Dacă locația evenimentului estemare, ajută mult să te așezi într-un loc în care oamenii să te găsească pe tot parcursul zilei. Aici ar trebui să păstrezi toate documentele importante și orice informații pe care le poți uita (e ok, nu suntem roboți).

Ar fi de asemenea o idee bună să echipați acest centru de comandă cu materiale suplimentare (hârtie, pixuri, badge-uri, hărți), materiale promoționale (agende, broșuri, flyere, diplome, goodie bags), consumabile de prim ajutor, ustensile pentru reparații la fața locului (șurubelnițe, un patent, scoci, cabluri), și alte consumabile, pe lângă, bineînțeșes, telefon (încărcat) și laptop.

Verifică prognoza meteo

Indiferent dacă evenimentul tău are loc în interior sau în exterior, este important să arunci un ochi pe prognoza meteo. Poate părea un efor în plus degeaba, dar uneori chiar poate fi necesar să faci planuri alternative. În caz de ploaie, de exemplu, ar putea fi necesar să mutați o parte din eveniment înăuntru, iar în caz de ninsoare abundentă, s-ar putea să fie nevoie să dedicați timp dezăpezirii intrării sau a spațiilor de parcare.

Întâlnește-te cu echipa ta

Chiar dacă personalul este angajat sau ajută voluntar, este esențial să te întâlnești cu ei înainte ca participanții să înceapă să apară. Toată lumea ar trebui să fie pe aceeași lungime de undă cu privire la rolul și responsabilitățile sale.

Acest lucru este important mai ales dacă aveți personal care îndeplinește sarcini complexe, cum ar fi verificarea sau crearea unor înregistrări, facturarea sau gestionarea banilor. E mai bine ca aceștia să mai primească o dată instrucțiunile chiar înaintea evenimentului decât să facă aceste procese ”după ureche”.

Dacă nu ai făcut-o deja, acum este momentul să te asiguri că toată lumea are ceva de făcut. În mod ideal, este mai bine să atribui unei persoane singură sarcină, mai degrabă decât să ai mai multe persoane care să efectueze mai multe sarcini în același timp. De exemplu, la înregistrare, decât să ai 4 persoane responsabile pentru acel loc, te poți asigura că una din ele notează participanții, una din ele înmânează mapele, badge-urile sau materialele, una din ele se asigură că pachetele sunt achiziționate sau că participanții au acces la aplicația dedicată și una din ele pentru a acoperi alte nevoi specifice ale evenimentului.

Confirmă cu furnizorii

Pentru a te asigura că rezervarea ta nu a fost uitată și că nu vei avea surprize în legătură cu conținutul comenzilor în ziua evenimentului, este bine să dai un telefon să confirmi toate aceste detalii cu furnizorii tăi, fie că este vorba de catering, fotografi, videografi, tehnicieni audio-video, florării, personal de securitate, întreținere și așa mai departe.

Fă o listă de verificare a echipamentelor

Îa în considerare fiecare aspect al evenimentului — înregistrare, mâncare, decor, semnalizare, tehnologie, materiale tipărite, oameni — pentru a identifica ceea ce trebuie adus la locație. Găsiți pe plan mental cele mai rele scenarii posibile, în care totul merge prost. Ce poți aduce pentru a preveni aceste eventuale probleme?

Verifică tot echipamentul tehnic

Gafele legate de microfoane, proiectoare, sunet și imagine sunt unele dintre cele mai frecvente greșeli de planificare a evenimentelor. Chiar dacă reușiți să aduceți tot ce aveți nevoie pentru a face un spectacol bun, există întotdeauna șansa ca ceva să nu funcționeze așa cum vă așteptați. Verificați baterii, conexiuni, cabluri, testați tot ce se poate.

Relaxează-te puțin înaintea evenimentului

Dacă ai muncit zi și noapte pentru ca evenimentul să fie perfect, s-ar putea să fii puțin epuizat, așa că acordă-ți niște timp pentru tine. Oboseala duce la erori și e posibil să îți pui singur piedică a doua zi. Odihna este esențială. Bea niște apă, nu te mai gândi la eveniment pentru câteva ore, întinde-te și poate fă și o plimbare!

Sunt multe lucruri care pot fi rezolvate în ultimele 48 de ore, dar nu te baza pe asta! Încearcă pe cât posibil să folosești acest interval doar pentru a verifica totul și a te asigura că lucrurile sunt exact unde ai nevoie de ele. Chiar dacă ai impresia că nu mai are sens să faci acești pași, mai bine investești câteva ore în verificare decât să fii nevoit să repari, să improvizezi sau să schimbi lucruri majore chiar în timpul evenimentului.

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.