Filozoful Hannah Arendt spunea ca inabilitatea de a pune ordinea sub semnul dubiului este o mare poarta de intrare a raului in lume. Noi, mai modest, spunem ca indeplinirea proceselor interne prin intermediul mail-ului este o poarta de intrare a haosului in organizatie.

Stiti la ce ne referim. Vine o cerere externa, sau apare un proiect intern. Facem un document si il trimitem ca atasament catre cei care ar trebui sa gestioneze sarcina. Ei descarca atasamentul, si raspund cu parerea lor, sau cu o versiune revizuita a atasamentului, o copie modificata. Totul pare a fi ok la inceput, dar apoi se aduna mail-uri, si deja de la 3 incolo lantul devine imposibil de urmarit. Cine a scris ce, cine a dat forward la ce, care e documentul final, zeci de atasamente, haos.

Asta este pentru ca niciun client de mail nu a fost gandit pentru a sustine acest gen de corespondente. Cand indepliniti sarcini colaborative pe mail practic ii cereti unui strut sa fie camila si, atingandu-si limitele, strutul cedeaza, si intervine haosul. Se pierd documente importante, nu stie nimeni cine e responsabil de indeplinirea sarcinii, si responsabilii pot uita sa raspunda, iar ceilalti sa faca follow-up.

Asadar, noi spunem gata, si va propunem o modalitate mai eleganta si cu adevarat functionala prin care puteti inlocui aceasta metoda invechita si total nepotrivita cu ajutorul OnBase si Matricia Solutions.

Cine, ce are de facut?

Prima intrebare cand vine vorba de sarcini este asta. Cu ajutorul OnBase, solutia noastra este una simpla: orice angajat poate din meniul propriu genera o sarcina, adauga descrierea, atasa documentele aferente si o poate trimite apoi catre orice alta persoana sau departament care ar trebui sa intervina pe acea sarcina. Cei catre care este trimisa sarcina pot vedea clar in lista lor de sarcini acest nou proiect, si nu pot uita de el deoarece el nu va disparea de acolo pana nu isi fac treaba cu el. Ba chiar din contra, pe masura ce il amana, aplicatia le va aminti ca au ceva de facut.

Cat despre creatorul sarcinii, care este responsabil sa se asigure ca este indeplinita, el poate vedea clar in lista de sarcini create toate proiectele pe care el trebuie sa le supervizeze. La cine se afla acum acel contract, sau document proiect? Poate vedea clar cine se ocupa de acea sarcina in fiecare moment si cine s-a ocupat pana la acel moment. Poate cu usurinta sa faca follow-up.

Deci acum stie clar fiecare ce are de facut, si nu se mai pot uita sarcini, nu se mai pierd in lanturi de mail-uri, totul este vizibil si clar din interfata sistemului.

Atasamente? Pff!

Orice sarcina sau proiect din organizatie implica informatii. Acestea pot veni sub forma de documente de toate tipurile (text, imagini, proiecte CAD?) si trebuie sa fie facilitata interactiunea tuturor celor care colaboreaza pe acea sarcina cu aceste documente. Problema atasamentelor pe mail este ca mail-ul nu tine cont de versiuni, si atunci doar circula copii revizuite ale acelorasi documente, fiind aproape imposibila trasarea simpla a schimbarilor.

Sistemul pe care il propunem noi rezolva problema! La fiecare sarcina, din meniul ei, pot fi atasate oricate documente dorim. Se poate, de asemenea, in functie de tipul sarcinii, conecta la date existente in alte sisteme, precum anumiti clienti sau furnizori preluati in ERP sau Core Banking/Insurance, angajati preluati din sistemul de HR sau prospecti preluati din CRM.

Oricine are ceva de facut pe aceste documente in contextul sarcinii le deschide (ele fiind centralizate in sistem), si poate face modificarile dorite, acestea fiind trasabile la nivelul documentului central. Simplu!

Dar unde sunt aceste documente?

Asta este o alta problema mare a mail-ului. Sa zicem ca nu pierdem atasamentele astea, si ca reusim sa indeplinim procesul. La final, cineva trebuie sa puna varianta aia finala de document intr-un folder, probabil fiind relevanta in arhiva companiei. Obositor.

Sistemul Matricia Solutions propune o alta varianta de document management, aia in care el face tot ce inseamna organizarea documentelor dupa reguli simple, inteligent, in timp ce angajatii se pot concentra pe treaba efectiva. Imediat ce un angajat incarca un document afiliat unei sarcini, sistemul intelege documentul si contextul din metadatele sarcinii, si il indexeaza inteligent. Apoi, angajatii pot accesa toate aceste documente din arhiva.

Documentul este doar acolo, usor de gasit prin search sau foldere, si tot istoricul de modificari este in acel document central. Nu zece variante in zece calculatoare. Una singura, intr-un sistem central, pentru toti angajatii care au nevoie de el.

Pare complicat…

Nu este. Sistemul are o logica simpla. Fiecare angajat are biroul lui digital, unde poate vedea sarcinile pe care trebuie sa le indeplineasca si sarcinile create de el. Acolo are si ‘sertarul digital’ in care poate cauta orice document (la care are acces) din arhiva companiei.

Logica este simpla, chiar mai simpla decat cea a mail-ului. Singura diferenta este ca sistemul asta este gandit pentru asta, astfel incat totul sa fie cat mai simplu, vizibil si intuitiv.

In felul asta organizatia voastra devine mult mai agila, rapida si flexibila, prin simplul fapt ca rata de succes a sarcinilor si proiectelor creste, iar timpul indeplinirii lor scade.

Aflati mai multe despre cum aceasta solutie va poate rezolva toate aceste probleme.