Organizatia paperless, in care toate documentele si informatiile circula digital, cu trasabilitate, indiferent de departament sau proces pare a fi un ideal indepartat pentru multe companii. Poate parea ca este nevoie de multiple sisteme IT complexe, ce solicita investitii substantiale de timp, energie si bani.

Matricia Solutions a configurat pe platforma Hyland OnBase o singura solutie care, functionand pe baza unor principii si logici clare si usor de inteles pentru angajati. Sistemul permite indeplinirea task-urilor din organizatie ce au la baza circulatia informatiei structurate, nestructurate, si pe baza de documente, imagini, proiecte sau filmari. Sistemul asigura indeplinirea proceselor cu trasabilitate, usor de urmarit, permite angajatilor sa stie exact ce au de facut in fiecare moment, si ordoneaza facil si inteligent toate documentele din organizatie, pentru a fi usor de gasit.

“Dupa 25 de ani de experienta in digitalizarea business-urilor din Romania, ne bucuram sa lansam o solutie facuta exact pentru nevoile organizatiilor locale. Credem ca 1-Step Paperless este pasul important in digitalizarea pe termen lung a pietei locale.” Horia Negulescu – Presedintele Matricia Solutions

Am numit solutia 1-Step Paperless, pentru ca dintr-un singur pas organizatia poate deveni…paperless! Care sunt beneficiile principale pe care le garanteaza OnBase 1-Step Paperless?

  • Toate documentele sunt organizate inteligent, logic de catre sistem, astfel incat sa fie usor de gasit fie pe structura de tip folders sau printr-o simpla cautare. Le puteti gasi dupa client, furnizor, data, departament, tip, sarcina, si orice alt criteriu ce descrie documentul.
  • Nu se mai fac procese pe mail. Toate sarcinile din organizatie, toate procesele, se indeplinesc dintr-o singura aplicatie, cu o singura interfata intuitiva, in care fiecare stie exact ce are de facut. Fiecare ‘Sarcina’ poate avea atașate oricate documente sunt necesare, subtask-uri, persoane responsabile, etc.
  • Toate procesele au trasabilitate instanta si istoric al deciziilor. Se pot urmari sarcinile in desfasurare si cei responsabili pot face rapid follow-up. Deoarece nu se mai lucreaza cu atasamente pe mail, ci pe documente din OnBase care sunt conectate sarcinilor, orice modificare are trasabilitate, si nu mai exista multiple versiuni ale aceluiasi document pierdute prin calculatoarele angajatilor.
  • OnBase este produsul central al gigantului IT Hyland, Leader in Gartner Magic Quadrant si folosit de peste jumatate din companiile Fortune 100. Prin flexibilitatea configurarii low-code, gama larga de functionalitati si efortul sustinut de imbunatatire prin update-uri majore bi-anuale, OnBase poate fi platforma centrala digitala a organizatiei zeci de ani inainte. Este robusta, si se va adapta nevoilor si cresterii organizatiei.

Cum functioneaza aplicatia

La baza sistemului sta ‘Sarcina’, adica orice trebuie facut in organizatie. Poate fi vorba de simpla semnare a unui contract sau de compunerea unui plan de proiect, poate fi vorba de o programare la doctor sau de cererea unui client pentru a deschide un cont bancar. OnBase 1-Step Paperless este facut astfel incat, cu un minim de configurare, sa se poata plia pe nevoile oricarei companii, indiferent de industrie.

Astfel, oricand un angajat decide ca ceva trebuie indeplinit in cadrul organizatiei, poate apasa butonul ‘Sarcina Noua!’ in OnBase. Aplicatia il va conduce intr-un formular flexibil in care poate completa date despre acea sarcina si, in cazul in care este nevoie, incarca documente noi sau atasa documente deja existente in sistem. Apoi, creatorul sarcinii poate selecta un departament sau o alta persoana din organizatie pentru a le trimite sarcina, solicitandu-le ajutorul sau pur si simplu urmarind un proces clar organizational.

Fiecare angajat, cand deschide aplicatia OnBase, poate vedea imediat care sunt sarcinile in asteptare, adica cele pe care trebuie sa le indeplineasca. Sa spunem ca departamentul de achizitii necesita compunerea unui contract: un angajat din Achizitii creaza solicitarea, adauga toate informatiile necesare, si o trimite catre Juridic. Angajatii din Juridic pot vedea sarcina in lista celor in asteptare, si isi pot asuma responsabilitatea de a o indeplini. Ei folosesc informatiile si documentele atasate sarcinii pentru a compune un contract pe care il pot, apoi, atasa ca raspuns, si trimite Sarcina catre Achizitii. In tot acest timp, persoana care a creat Sarcina o poate urmari, fiind responsabila de indeplinirea ei, stiind in orice moment din ecranul de ‘Sarcinile Mele’ la cine se afla si cu ce scop.

Sarcinile pot implica procese lungi, trecand prin multiple persoane de la multiple departamente. Toate inteleg despre ce este vorba, toate stiu ce a fost facut si ce au de facut, iar responsabilii asupra Sarcinilor le pot urmari stadiul pentru a face follow-up si a se asigura ca sunt indeplinite. Devine, practic, imposibil ca Sarcinile sa fie uitate sau pierdute.

Limitari minime, usurinta maxima

Orice ‘File’: Sistemul poate organiza orice fel de continut organizational, in orice format utilizat. Documente, imagini, imagistica medicala, video-uri, proiecte CAD, etc.

Integrat Nativ cu Sistemele Voastre: Sistemul este facut pentru a se integra usor si robust cu orice sistem existent, fie ca este vorba de ERP, Core Banking, Core Insurance, CRM, etc. Prin aceste conexiuni OnBase 1-Step poate prelua si insera date din si in sistemele celelalte.

Arhiva Inteligenta: Unele documente trebuie sa respecte anumite criterii legale. Arhiva OnBase 1-Step este configurata pentru a respecta cele mai stricte norme legale si interne vis a vis de pastrarea si distrugerea documentelor.

Scalabilitate si urmatorii pasi

Din momentul in care OnBase 1-Step Paperless este implementat, solutia poate fi extinsa si imbunatatita pentru a adresa multiple nevoi punctuale. Se pot adauga module de bugetare pentru procesele afiliate achizitiilor, portaluri externe pentru clienti sau furnizori si interne pentru angajati. Se poate augmenta cu RPA sau cu ChatBots, si se poate implementa tehnologie de Semnatura Digitala Calificata conform eIDAS.

Iata cateva aplicatii concrete configurate pornind de la OnBase 1-Step:

  • Gestiunea proprietatilor tangibile si intangbilie si flotelor auto, cu vizibilitate asupra expirarii de licente, ITP, revizii, etc.
  • Gestiunea facturilor, cu notificari pentru scadenta si vizibilitate asupra creantelor.
  • Gestiunea proiectelor, cu dashboard in care pot fi vizualizate timeline, sarcini, persoane responsabile, calendare, documentatie, intalniri si minute, conversatii si decizii.
  • Gestiunea HR, cu dosarul complet al angajatului, flux de onboarding si offboarding, gestiune a concediilor, bonusurilor si beneficiilor si portal de compliance.
  • Multe altele, in functie de nevoi. Consultantii Matricia Solutions va pot ajuta sa identificati nevoile cele mai presante si gasi solutia digitala pentru a maximiza ROI-ul.

Aflati mai multe despre 1-Step Paperless, OnBase si Matricia Solutions aici.