Încă de la începutul pandemiei de Covid-19, multe companii au fost luate prin surprindere și au fost nevoite să se reorganizeze, într-un timp foarte scurt, iar angajații să își desfășoare activitățile de acasă. Miele, unul dintre cei mai mari producători de electrocasnice pe plan global, a apelat la Microsoft Teams, aplicație care ajută angajații să poarte conversații și să-și organizeze activitățile profesionale într-un singur loc.

Pentru o lungă perioadă de timp, fiecare dintre locațiile și fabricile Miele a avut propria structură organizațională. Datele au fost stocate și administrate pe servere locale, iar migrarea către cloud era încă în etapele de planificare.

Acest lucru s-a schimbt odată cu deschiderea a celor opt sedii, fiecare dintre acestea fiind responsabil pentru mai multe fabrici și pentru departamentele de marketing și control ale acestora.

„Pentru ca o organizație să funcționeze, angajații trebuie să poată comunica rapid și eficient și să aibă acces la toate datele relevante, atunci când au nevoie de acestea. Pentru o companie atât de mare și globală ca Miele, acest lucru necesită ajustări destul de extinse și complexe ale infrastructurii IT”, explică Alexander Strothmann, manager de proiect IT la Miele.

La fel ca în multe companii, la compania Miele se comunica prin e-mail, dar s-a ajuns la concluzia că această variantă consumă mult timp și împiedică o comunicare cu adevărat eficientă. Drept urmare, angajații au căutat soluții alternative, folosind în cele din urmă o combinație de instrumente de comunicare și colaborare interne și externe, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau WhatsApp.

„Din perspectiva specialiștilor IT acest lucru a reprezentat un risc de securitate pentru Miele, deoarece trebuie să ne protejăm în mod fiabil împotriva atacurilor asupra rețelei și datelor noastre”, explică Strothmann.

Ca urmare, datorită unui proiect de digitalizare, realizat în foarte scurt timp, care a culminta cu introducerea Microsoft 365, toate funcțiile importante și aspectele de securitate necesare  sunt acum disponibile într-un singur pachet. Ca parte a unui proiect de pregătire lansat în martie 2019, Miele s-a pregătit să implementeze noua soluție prin stabilirea cerințelor tehnice.

„Am stabilit exact ce funcții de securitate aveam nevoie pentru a anula orice rezervă cu privire la soluțiile cloud. Până în noiembrie 2019, toate configurațiile erau în vigoare pentru ca Miele să înceapă implementarea soluției pentru primii utilizatori activi. Dar, până în martie 2020, a devenit clar că timpul era esențial din cauza crizei COVID-19. Planul atent conceput trebuia repede refăcut. Mai multe elemente ale aplicației au trebuit să fie lansate cât mai curând posibil, datorită evoluției repide a crizei de COVID-19 și tot mai mulți angajați au fost nevoiți să lucreze de acasă”, afirmă Strothman.

Prin urmare, compania Miele a trebuit să își revizuiască complet planul original pentru a lansa succesiv Microsoft 365. Așadar, departamentul IT a reușit să lanseze rapid platforma de comunicare Microsoft Teams, care să faciliteze munca de acasă și să permită colaborarea digitală.

Pe măsură ce tot mai multe țări au întâmpinat blocaje, Miele și-a dat seama curând că cele 12.000 de licențe pe care le-a cumpărat nu vor fi suficiente.

„Am mers direct la Microsoft și am primit imediat ajutorul de care aveam nevoie. Având în vedere circumstanțele speciale, Microsoft s-a oferit să ne ofere gratuit 3.500 de licențe suplimentare până la sfârșitul anului, ceea ce a însemnat că vom putea depăși decalajul. Am folosit criza ca o oportunitate de a crește deschiderea angajaților noștri pentru noi modele operaționale, cum ar fi funcționarea în modul mobil – totul bazat pe Microsoft Teams”, explică Roman Augustin, manager de proiect IT pentru Microsoft 365 la Miele.

Au fost necesare doar 24 de ore pentru a furniza licențele de lucru celor 15.000 de angajați, întregul proces s-a întâmplat literalmente peste noapte.

„Pregătisem deja mecanismele necesare, cum ar fi alocarea în masă a licențelor, ca parte a proiectului de pregătire. Deși a fost pus la punct un ghid succint pentru angajați, lansarea controlată planificată inițial a rămas la stadiul de proiect”, adaugă Strothmann.

Strothmann descrie abordarea companiei: „Implementăm o soluție numai dacă funcționează 100%. Dar datorită situației, angajații noștri au fost dispuși să accepte o schimbare bruscă. Datorită crizei de COVID-19 au fost necesare acțiuni rapide și benefice atât pentru companie, dar mai ales pentru angajați”.

Peste la 7.000 de angajați folosesc acum Teams în fiecare zi. Feedback-ul pozitiv al oamenilor și experiențele lor din timpul crizei au arătat încă o dată că pot lucra eficient fără a fi nevoiți să fie tot timpul la birou.

„Noua platforma facilitează considerabil lucrul de la distanță și comunicarea într-un mediu virtual. La Miele, atât angajații cât și managerii au înțeles acest lucru și sunt hotărâți să-l facă să funcționeze pe viitor”, spune Augustin Roman.

 

Articol preluat și tradus de pe Microsoft.com