Intr-un interviu, Horia Negulescu, Managing Partner la Matricia Solutions, ne vorbeste despre cum pot organizatiile sa isi controleze costurile mai bine digitalizand procesele de achizitii.
“Management-ul bugetelor, aprobarea achizitiilor, alocarea lor pe centre de cost si automatizarea procesului de achizitie, contractare, si facturare sunt esentiale pentru management-ul costurilor, si deci profitabilitatea organizatiilor”, spune acesta.
Principiul din spatele sistemului, ne-a explicat Horia, este ca fiecare proces implica defapt o serie de sarcini asignate, intr-o anumita ordine, angajatilor interni conform regulilor procedurii. Fiecare angajat poate vedea sarcina in ‘My Tasks’, deschide formularul procesului, si actiona asupra lui. Poate adauga informatii, incarca documente, face modificari, comentarii, aproba sau semna electronic.
“In esenta, solutia pe care noi am implementat-o la cel mai mare lant de clinici medicale din Romania si la o mare banca, proaspat lansata, permite gestiunea intreg procesului de achizitii, de la stabilirea bugetelor si impartirii lor pe tipuri de cheltuieli, departamente, si centre de cost, pana la aprobarea achizitiilor, contractarea si facturarea. Avem inclusiv un modul de Vendor Management prin care se automatizeaza procesul de inrolare al furnizorilor aprobati, si un modul de Bid Management prin care se digitalizeaza licitatiile, cu portal web pentru furnizori.
Totul incepe de la bugete. Managerii financiari pot crea bugete, centre de cost, si le pot aloca in functie de prioritatile financiare ale organizatiei, atat pe urmatorul an cat si pe urmatorul trimestru. Sistemul apoi retine toate aceste reguli financiare, si se poate folosi de ele cand angajatii doresc sa faca cereri de achizitie.
Pasul doi este cand un angajat apasa butonul ‘Create Expense Request’. Se genereaza un formular digital unde poate completa informatiile aferente achizitiei, si incarca documentele relevante. In functie de pret, linia de buget, si altele asemenea, cererea va urma un anumit flux de aprobare prin care sunt incarcate oferte, selectate, aprobate, si semnate electronic.
Pasul trei este ca atunci cand este aprobata achizitia, se trece la faza de contractare. In functie de natura achizitiei, se poate genera un contract dupa sabloanele existente, ce se populeaza automat cu datele existente in formularul de achizitie. Se aproba, se trimite la furnizor prin portalul web sau pe mail, acesta il poate modifica sau semna.
Ultimul pas este cel de facturare. In sistem apare ca pentru acea achizitie contractul a fost semnat, si este asteptata factura. Odata primita, este incarcata si aplicatia stie ca este aferenta acelei cereri de achizitie si acelui contract. Ea intra pe un flux de aprobare, si apoi este trimisa la contabilitate si marcata drept achitata.” explica Horia despre functionalitatile sistemului.
Cand vine vorba de flexibilitatea, scalabilitatea si configurabilitatea sistemului, Horia ne-a spus urmatoarele:
“Matricia Acquisition Suite este construita pe platforma OnBase by Hyland, folosita de peste jumatate din companiile Fortune 100 Global. Este o platforma cu functionalitati depline de document management si workflow automation in care se configureaza cu usurinta aplicatii robuste de Business. Noi am configurat-o astfel incat chiar angajatii clientului sa poata modifica regulile proceselor. Toata aplicatia este no-code, deci toate configurarile se fac din ecrane intuitive.
Pentru noi este esential ca aplicatiile noastre sa fie hiper-flexibile si scalabile. Noi credem in digitalizarea pe termen lung, si asta inseamna aplicatii care cresc odata cu organizatia. Spre exemplu, Suita de Achizitii Matricia este parte dintr-un arhipelag de aplicatii precum Vendor Management, Bid Management, Fleet Management, si multe altele. Stim ca pentru o organizatie cu cat numarul de platforme IT este mai mare creste si complexitatea, si costurile de mentinere. De aceea ne dorim ca OnBase sa fie platforma centrala de Document Management, cu aplicatii dedicate pentru fiecare departament sau proces”, incheie Horia Negulescu, Managing Partner Matricia Solutions.
