„Fragmentarea, dezvoltarile custom si tentatia de a configura/implementa functionalitati mult prea nisate, automatizate, si deci inflexibile – astea ar fi principalele lectii pe care le-am invatat in ultimii 30 de ani, dupa sute de proiecte de digitalizare in cele mai mari companii din Romania”, spune Diana Lungulescu, Managing Partner la Matricia Solutions.

1. Fara dezvoltari custom, doar platforme de renume

Orice sistem improvizat, dezvoltat in-house sau de o companie de IT reprezinta un risc. Un asemenea sistem este necesar doar daca nevoile organizatiei sunt absolut imposibil de adresat de o platforma existenta (ceea ce nu e cazul aproape niciodata).

Desi la prima vedere poate parea practic, poate chiar si ieftin, solutia dezvoltata de la zero ajunge sa prezinte niste costuri majore pe termen lung.

  • Cost si Timp de Implementare: Desi la inceput poate parea un proiect rezonabil, dezvoltarea unei aplicatii custom tot timpul va depasi cu mult costurile si timpul initial stabilite deoarece proiectul este complex, si deci implica multa incertitudine.
  • Mentenanta si Update-uri: Mentinerea solutiei depinde in intregime de departamentul IT sau de partenerul de digitalizare. Dependenta in sine prezintqa un risc, iar costurile pentru remedierea bug-urilor poate fi major. Practic, va legati organizatia de o mana de oameni, si intreg sistemul sta in mana lor.
  • Flexiblitate: Organizatia e vie, evolueaza, creste, isi altereaza procesele si modul de lucru. Solutiile IT trebuie sa evolueze odata cu ea. Altfel, utilizatorii vor incepe incet-incet sa foloseasca metode alternative de lucru, si solutia implementata contra unor costuri substantiale va fi data uitarii.

Solutia: Singura alternativa serioasa sunt platformele configurabile, ce au in spate companii mari cu echipe de R&D si support, cu experienta, folosite de mii de organizatii la nivel global. Acestea sunt stabile, usor de implementat, si indeajuns de flexibile fara dezvoltari custom incat sa indeplineasca toate nevoile prezente si viitoare.

‘Nu pot numara de cate ori au venit la noi directori de IT spunandu-ne ca au o solutie dezvoltata cu trei ani in urma pe care nu o mai pot folosi deoarece organizatia s-a schimbat. Clientii OnBase folosesc implementarile initiale si dupa 30 de ani, cu update-uri, cu noi configurari si modificari…simplu.’ spune Diana.

2. Content Services/Management este o necesitate

Primul pas in digitalizare este solutia Core. In functie de industrie aceasta poate fi solutia de Core Banking, sau un ERP. Pasul doi ar trebui sa fie Content Services/Management. In orice organizatie gestiunea content-ului (documente, date) este esentiala pentru eficientizarea proceselor.

O platforma de Content Services precum OnBase by Hyland, folosita de peste jumatate din companiile Fortune 100 poate lega toate aplicatiile existente si viitoare, indeplinind majoritatea nevoilor organizatiei, de la Acquisitions Management la Fleet Management si CRM.

Toate documentele si datele pot fi stocate in aplicatie, organizate, si fluxurile de lucru pe procese diverse pot fi configurate cu usurinta pentru a rezolva nevoi diverse. Configurabilitatea unei platforme de Content Services inseamna ca ea va evolua odata cu organizatia, si va acoperi din ce in ce mai multe nevoi, in timp.

Platformele de Content Services sunt, practic, singurele platforme indeajuns de flexibile si capabile incat sa acopere majoritatea nevoilor organizatiei, prin configurarea intuitiva de aplicatii precum Invoicing, Contracts Management, HRM, Knowledge Management, Asset Management si multe altele asemenea.

Astfel, platforma devine nucleul digital al organizatiei, indeplinind fluxuri diverse, si unind celelalte sisteme nisate. O singura platforma reuseste sa faca ce ar face, in alt scenariu, zece.

‘In marile companii din Vest Content Services este vazut drept esential. In Romania inca nu a capatat amploarea pe care o merita acest tip de platforma. Sunt convinsa ca in urmatorii 5 ani se va petrece o transformare majora in acest sens.’ adauga Diana, Managing Partner Matricia Solutions.

3. Long-term > functionalitati imediate 

In procesul de digitalizare deseori cadem prada tentatiei de solutii supra-functionale, care promit ca vor automatiza tot, ca vor avea un flux dedicat, special configurat, care sa indeplineasca si cea mai granulara nevoie organizationala.

Experienta ne-a invatat ca asta este cel mai mare risc al unei implementari. Cand configurarile merg intr-o zona de hiper-precizie, angajatii ajung sa nu foloseasca deloc solutia, si implementarea se lungeste la nesfarsit.

Motivul este ca un proces hiper-precis configurat in sistem este un proces ce nu lasa loc deloc angajatului sa abordeze situatiile exceptionale, diferite in orice alt fel decat ocolind solutia. In momentul in care o parte din procese se indeplinesc analog, in paralel, solutia practic devine irelevanta.

Astfel, inca de la inceput un proiect de digitalizare trebuie sa aiba ca tel adoptia 100% a sistemelor, si scalabilitatea lor pe termen lung. Ele trebuie sa se integreze intre ele, si sa indeplineasca nevoile mari cu flexibilitate, robust.

Toate functionalitatile sexy, care fura privirea nu fac altceva decat atat, pentru ca nimeni nu le va folosi vreodata.

“Noi la Matricia abordam digitalizarea pragmatic, asigurandu-ne ca fiecare functionalitate aduce beneficii substantiale clientului, deci are un ROI major. Pentru noi este usor sa vindem sclipici, dar nu credem ca asta este scopul”, spune Diana Lungulescu, Managing Partner Matricia Solutions.