Digitalizarea este un proiect pe termen lung cu beneficii exponentiale in timp. Daca acest proiect nu incepe cu o baza solida, atunci fiecare initiativa digitala va veni cu o data de expirare. In multe companii din Romania, din pacate, aceasta fundatie solida lipseste, fapt ce va reduce efectul proiectelor de digitalizare din urmatorii ani.

Problema Fragmentarii

Orice sistem implementat, fie ca este ERP, CRM sau o solutie dedicata industriei, are nevoie la baza de o platforma pe care sa stea, care sa o conecteze cu celelalte solutii si care sa faca ordine in informatia si procesele afiliate ei si existente in restul organizatiei.

Pana la urma, orice organizatie vorbeste in documente, iar conversatia este in procese. Daca documentele si procesele nu pot fi gestionate digital, atunci organizatia nu a digitalizat ce este defapt nucleul ei de lucru ce leaga si sta la baza tuturor celoralaltor activitati interne.

Cat timp companiile vor continua pe calea digitalizarii fara sa implementeze o solutie robusta, flexibila si capabila centrala de gestiune a continutului, ele se vor gasi in cativa ani cu cinci-zece sisteme diferite care fac lucruri diferite, dar care nu vorbesc intre ele cu adevarat. Sistemele acestea sunt deseori extinse custom, in afara capabilitatilor lor, caci trebuie sa preia gestiunea informatiei, proceselor, si a altor nevoi conexe. Acest lucru nu este bun, pentru ca orice dezvoltare custom inseamna dependenta fata de un dezvoltator, lipsa de flexibilitate si de robustete…inseamna un fel de monstru cu cinci capete pe care nu il mai poate gestiona nimeni. Compania se gaseste, deci, intr-un haos digital, in care multiple solutii se suprapun si solicita flexiblitate maxima din partea angajatilor. Acestia trebuie sa se adapteze unor procese neintuitive ce implica mutarea informatiei dintr-o platforma in alta, adaptarea la interfete si moduri de lucru diferite, si deci un risc ridicat de erori, de informatii pierdute, si de lipsa de compliance cu procesele organizationale.

Sisteme de ‘Unica Folosinta’

Acest lucru este accentuat de faptul ca organizatiile deseori aleg solutii locale, construite de la zero pentru ele, ce nu au in spate companii mari ce se dedica sustinerii si dezvoltarii lor in timp. O solutie construita exact pe nevoile companiei poate suna bine. Trebuie inteles, insa, ca este o bucata de beton care, odata implementata, asa ramane. Si se poate ca la inceput sa se potriveasca perfect cu nevoile organizatiei, dar organizatiile se schimba. Procesele se schimba, amploarea companiei creste, si deci si nevoile evolueaza. Solutia nu mai face fata, si trebuie modificata fapt ce consuma foarte mult timp si implica riscuri considerabile asociate blocarii sistemului cu bug-uri noi. Intr-o organizatie mare este nevoie de un sistem mare, care sa aiba in spate sute de arhitecti si dezvoltatori care lucreaza zilnic doar la imbunatatirea acelui sistem. Pentru a-si pastra nivelul de utilitate pentru organizatie zeci de ani (si asta este scopul), sistemul trebuie sa evolueze constant, sa primeasca update-uri, sa capete noi functionalitati si sa tina pasul cu tehnologiile emergente. 

Un alt aspect important este configurabilitatea. Dezvoltarea custom este configurabilitate absoluta, dar consuma enorm de mult timp, implica riscuri considerabile si pune organizatiile intr-o relatie de dependenta fata de dezvoltator. Din fericire, solutii precum OnBase by Hyland ofera configurabilitate absoluta fara sa fie nevoie sa scriem o linie de cod. Totul din meniuri, intuitiv, astfel incat oricand apare o nevoie noua solutia sa poata fi extinsa rapid, oricand apare o schimbare de proces sistemul sa poata fi adaptat imediat. Faptul ca, la final, solutia are capacitatea de a fi rapid adaptata oricarei schimbari sau nevoi emergente fara dezvoltare custom ii si garanteaza robustetea si updatabilitatea. Gigantul IT Hyland ofera doua update-uri pe an solutiei. Cu fiecare update apar capabilitati noi, sunt imbunatatie functionalitati existente si este revizuita interfata pentru utilizator.

Organizatiile din Romania trebuie, deci, sa mearga pe solutii care le vor fi alaturi zeci de ani, crescand cu ele, adaptandu-se nevoilor lor, si fiind in permanenta la curent cu tehnologiile. Trebuie sa fie solutii solide, robuste, care nu pica la primul cutremur. Ele trebuie sa fie fundatia digitala a organizatiei. Nevoia de gestiune a fragmentarii, de management al proceselor centrale organizationale si de organizare a informatiei, indiferent de tip, a dus la dezvoltarea platformelor de Enterprise Content Services (CSP), evoluate din Enterprise Content Management (ECM) precum OnBase, care indeplinesc fix aceste nevoi.

O Platforma, 90% din Nevoi

Practic, pana cand organizatiile Romanesti nu vor digitaliza informatia, nu vor automatiza procese, si nu vor demara drumul lor digital avand la baza o asemenea platforma flexibila si robusta, ele nu isi vor putea atinge scopul in urmatorii zece ani. Apar din ce in ce mai multe companii care, inca de la inceput, sunt configurate in jurul digitalului. ECM-urile si CSP-urile sunt singura cale sigura catre a le putea face fata strategic.

Pana la urma, 90% din nevoile digitale ale unui business implica organizarea informatiei sub forma de date sau documente, si transferul ei in organizatie conform structurii proceselor. Fie ca este vorba de compunerea si aprobarea unui contract, de gestiunea dosarului de fabricatie sau de evidenta zilelor de concediu ale angajatilor, ordonarea informatiei si transferul ei sunt la baza. Da, pentru restul de 10% este nevoie de sisteme dedicate care proceseaza numere conform unor formule sofisticate, care gestioneaza stocuri sau portaluri pentru clienti. Pentru 90% din nevoile organizatiei, alegerea acelei platforme CSP sau ECM corecte, cu o suita de capabilitati vasta, ce ofera flexibilitatea necesara pentru orice schimbare si extindere viitoare, si update-uri pentru a sta in fruntea industriei devine esenta proiectului de digitalizare din organizatie. O singura solutie devine centrul ecosistemului IT din organizatie, ce conecteaza toate celelalte solutii si poate gestiona aproape toate nevoile companiei prezente si viitoare.

Ea sta la baza viitorului digital, si este singurul mod prin care organizatiile din Romania se pot digitaliza pe termen lung, fara data de expirare.

Afla mai multe aici!