La fel cum creierul uman asociaza amintiri, creierul organizatiei poate relationa documente si date.

Problema documentelor din organizatie ne este familiara. Ca manager, singurul mod in care poti avea control asupra business-ului si intelege cum s-au luat anumite decizii, si de ce, este prin a accesa cu usurinta documentele in baza carora s-au indeplinit procese.

Problema este ca aceste documente sunt greu de gasit, nu au istoric de versiuni, nu pot fi deci trasate modificarile si deciziile luate in baza lor, iar asocierea lor cu datele relevante procesului indeplinit este dificila.

Noi suntem, de asemenea, de parere ca angajatii nu ar trebui sa piarda nici o secunda indexand sau cautand documente. Ele ar trebui sa fie organizate automat in baza indeplinirii proceselor. Angajatii isi fac treaba, si sistemul organizeaza toate datele si documentele pe care isi fac treaba, cu istoric de versiuni si decizii.

Organizarea ierarhica este de domeniul trecutului

Mintea noastra nu stocheaza amintiri ierarhic, ci asociativ. De aceea, pentru noi cel mai intuitiv mod de a gasi ceva este prin mijloace asociative. Daca vreau, spre exemplu, sa caut documentul unui client, pasii relevanti sunt urmatorii:

  1. Deschid Digital Drawer unde vad un mare search box.
  2. Caut in search box numele clientului si tipul de document.
  3. Imi sunt afisate rezultatele, si deschid documentul relevant.

Am doua asocieri aici: tipul de document si numele clientului. Daca, spre exemplu, vreau sa gasesc toate documentele aferente furnizorilor generate la data x, pot pur si simplu cauta furnizori si data respectiva, si ele vor aparea.

Logica asociativa este ca fiecare informatie din sistem, fie ca este vorba de un document sau de o linie dintr-o baza de date, este relationata cu alte documente si linii de date. Ele constituie astfel o panza densa de conexiuni, ale carei asocieri utilizatorii le pot cauta prin search intuitiv.

Indexarea automata din procese

Documentele din organizatie nu exista in vid si fara scop. Absolut fiecare document sau linie de date a fost creat pentru indeplinirea unui proces, fie ca este vorba de o comanda la un furnizor, aprobarea unei linii de buget, onboarding-ul unui client sau evidentierea angajatilor si mijloacelor fixe.

Astfel, in momentul in care angaatii indeplinesc aceste procese, in momentul in care ei isi fac treaba in cadrul sistemului, ei automat vor si incarca si opera asupra documentelor si datelor create. In acest mod sistemul construieste, defapt, network-ul asociativ.

In momentul in care, spre exemplu, un angajat incarca o factura de la furnizor pentru o achizitie de mijloace fixe, in cadrul procesului de Expense Request, sistemul automat asociaza acea factura cu metadatele procesului. Este un document de tip factura, asociat furnizorului cu pricina, si achizitiei respective care contine date precum produsele achizitionate, linia de buget folosita, pretul, data, departamentul care face achizitia si persoana care a solicitat-o. Toate aceste informatii, alaturi de toate celelalte documente aferente acestei sarcini sunt relationate cu factura nou incarcata.

Apoi, angajatii deschid Digital Drawer si doar cauta factura respectiva folosind oricare dintre aceste asocieri. Asta inseamna cu adevarat o organizatie inteligenta.

Trasabilitate si istoric

Documentele si datele sunt suportul de lucru al angajatilor. In indeplinirea oricarui proces, acestea sunt incarcate, modificate, amendate, semnate (electronic), si aprobate. Din motive de compliance si transparenta, este important pentru management sa poata vedea cum si de ce s-au luat deciziile care s-au luat pe marginea unui document.

In solutia Matricia, cand un nou document este incarcat, el este stocat central in baza de date si documente a organizatiei. Astfel, fiecare angajat care opereaza asupra lui opereaza defapt asupra unui singur document central care contine un istoric exhaustiv al tuturor interactiunilor pe baza lui.

Nu mai exista zeci de copii, atasamente, si altele asemenea, ci toate documentele sunt la un loc, oferind vizibilitate toala.

Document Management & Business Process Automation sunt unul si acelasi

Indeplinirea proceselor si organizarea documentelor nu sunt doua activitati distincte, nu sunt doua obiecte separate, ci doar fete diferite ale aceleiași monede. Procesele fara documente sunt goale, iar documentele fara procese sunt oarbe. Indeplinirea proceselor si indexarea documentelor aferente trebuie sa fie aceeasi activitate.

Pana la urma, in lupta cu fragmentarea, interesul organizatiilor nu este sa aiba zeci de solutii IT distincte integrate peticit. O singura solutie trebuie sa automatizeze procese, sa faciliteze lucrul colaborativ si, implicit, sa ordoneze tot continutul generat in acest sens.

Descopera mai multe despre solutia Matricia!