Un CRM, un ERP, un DMS, un HRM, multe sisteme IT care ingreuneaza arhitectura IT organizationala, de la integrare la mentenanta…
Fiecare sistem isi joaca rolul sau in ecuatia organizationala, gestionand un anumit tip de date si procese. Fiecare sistem are sensul lui, si cu toate astea, adunate ele isi pierd capul si coada, caci integrarea lor devine dificila, si provocarile organizationale sunt imposibil de strabatut din cauza crapaturilor ce exista in acest arhipelag de aplicatii.
Multiple licente, multiplii furnizori, improvizatiile de development necesare integrarii sistemelor, sau fragmentarea datelor intre baze de date separate, toate sunt probleme intalnite in organizatiile moderne ce au prea multe sisteme IT. Propunerea noastra este una simpla: reduceti numarul de sisteme sau, inca de la inceput, implementati sisteme scalabile si versatile ce pot acoperi mai multe nevoi.
Noi credem ca o singura solutie IT trebuie sa gestioneze tot ce inseamna sarcini si continut, de la procesele financiare, documentele organizationale, flota auto, clientii si furnizorii, angajatii si sarcinile lor, proiectele companiei, facturile si contractele. Suna idealist?
Toate aceste nevoi tin de trei aspecte esentiale:
- Knowledge: Documente si date din organizatie despre itemuri de business cum ar fi clienti, furnizori, proiecte, cereri s.a.m.d.
- Sarcini: Lucruri pe care angajatii trebuie, colaborativ, sa le faca, in baza acestei cunoasteri. Sarcinile circula in organizatie intre actori, iar ei pot interveni si isi pot face treaba in timp ce sistemul stocheaza inteligent toata cunoasterea generata din aceste sarcini.
- Procese: Reguli dupa care aceste sarcini sunt indeplinite, in termeni de date si documente necesare, participanti, etape si cerinte pentru indeplinirea sarcinilor.
Partea 1: Knowledge
Acesta poate veni in doua forme, fie ca document sau ca date. Compania are ceea ce numim noi ‘Business Items’. Acestea pot fi angajati, clienti, furnizori, proiecte, oportunitati, asset-uri, adica orice item de interes pentru Business, despre care compania are informatii si documente, si in baza caruia angajatii pot indeplini diverse sarcini.
Fiecare Business Item este un formular cu niste informatii (nume, adresa, proiecte comune, etc.), documente (contracte, facturi, fise tehnice, garantii, etc.) si relatii cu alte Business Items (Client cu Oportunitate, Angajat cu Proiect, etc.).
In sistemul nostru poate fi configurat orice tip de Business Item in functie de zona de nevoi adresata. In Aplicatia de Fleet Management avem vehicule, echipamente, sisteme IT, imobiliare, cu formulare standardizate (customizabile).
In baza fiecarui Business Item se pot genera sarcini pentru actiuni diverse. Spre exemplu, din fisa unui angajat se poate demara un proces de Performance Review, Promotion, Offboarding, sau Training. Din fisa unui vehicul din flota companiei se poate demara procesul de Service, Insurance Renewal sau Sale.
Partea 2: Sarcini
Sarcina este la randul ei un tip special de Business Item. Contine informatii necesare indeplinirii ei, documente, si relatii cu alte Business Items. Angajatii pot genera o sarcina noua, completa aceste informatii si o pot trimite catre colegii lor pentru indeplinirea colaborativa.
Toate documentele implicate sunt centralizate, deci orice modificare sau comentariu are istoric si trasabilitate pe versiunile documentelor. Sarcinile astfel circula in organizatie intre angajati, fiecare indeplinind actiunea ceruta, secvential, pana la indeplinirea ei.
Partea 3: Procese
Procesele nu sunt nimic altceva decat reguli fixe pentru tipuri specifice de sarcini. Aprobarea unei investii, spre exemplu, are un set clar de reguli in termeni de informatii (suma), documente (oferte, contracte, facturi), relatii ce trebuie adaugate (buget, departament), si actiuni ce trebuie parcurse (Compunere, incarcare oferte, aprobare manager pentru sume sub €10,000, compunere contract, etc.).
Procesele pot fi simple sau avea reguli conditionale, ele pot fi flexibile acolo unde angajatii decid urmatoarea etapa sau fixe, in cazuri in care compliance si rigoarea procedurala sunt esentiale. Ele asigura indeplinirea corespunzatoare a sarcinilor, fiind parcurse toate etapele necesare, si reduc deci riscul de erori si intarzieri.
“Am avut clienti din Banking care foloseau mail-ul intern pentru aprobarea de credite. Riscul de erori era major, si foarte des un dosar era uitat. Totul se facea cu atasamente si comentarii, si era imposibil de urmarit status-ul fiecarei aprobari in derulare. Cu solutia noastra procesul a fost scurtat (ca timp) cu 80%, si erorile au cazut aproape la 0.”
Horia Negulescu, Managing Partner Matricia Solutions
Concluzia: Un singur sistem, o realitate
De aceea noi credem in sistemul unic de management al continutului (knowledge) si lucrului (tasks & processes). Un DMS, CRM, HRM, BPM, si sistem de Process Automation, toate intr-o singura solutie robusta ce poate fi extinsa in orice departament, pe orice nevoie.
