Intr-un singur cuvant este vorba despre simplitate. Procesele din cadrul afacerii tale, activitatile critice si modul in care folosesti informatia sunt toate mai eficiente si mai aproape de tine ca si utilizator atunci cand hartia este inlocuita cu formatul digital. Simplitatea este importanta pentru ca stim cu totii ca fiecare afacere este compusa din multe parti aflate in permanenta miscare, toate indeplinind activitati complexe si luand decizii complexe. Cu cat mai putin complicat se prezinta organizatia in fata angajatilor si clientilor sai cu atat mai bine. Fara suportul necesar pentru simplificarea operatiilor de business, activitatile si tehnologia, angajatii vor avea de fiecare data probleme atunci cand vor sa-si faca treba. Rezultatul este invariabil scaderea productivitatii care radiaza rapid la nivelul intregii afaceri.
Companii din toate domeniile de activitate pot beneficia punand in aplicare un mod mai simplu de a face lucrurile. Activitati orizontale din viata de zi cu zi cum ar fi registratura electronica, financiar-contabilitatea, HR-ul si managementul inregistrarilor afecteaza modul in care afacerea ta functioneaza si genereaza profit. Cu toate acestea, este o provocare destul de mare ca sa mentii cat mai simplu aceste activitati. In plus, aparitia noilor tehnologii cum ar fi cele legate de cloud si mobilitate cer un model mult mai agil si mai simplu de afacere care poate reactiona si se poate adapta in timp real la schimbarile pietei. Inca un motiv pentru care simplitatea se detaseaza ca un avantaj care schimba regulile jocului pentru cei care stiu cum sa o implementeze corect.
Cu toate ca in ultima perioada vorbim cu totii in sedinte, la evenimente sau intalniri de afaceri despre cloud, mobilitate sau cum sa fim digitali, intr-un final este vorba despre valoarea de business reala pe care o aduce solutia sau produsul respectiv.
Viata dupa era hartiei sau de ce sa ai propriul Birou Digital in cloud
In cel mai recent studiu de piata AIIM (Association for Information and Image Management) la nivel global, intitulat Paper-Free 2016: Are We There Yet, cand au fost rugati sa descrie progresul si eforturile pentru a scapa companiile in care lucreaza de procesele pe baza de hartie, 40% dintre respondenti au afirmat ca au deja implementate o serie de procese fara hartie; 14% analizeaza activ fiecare proces ca sa elimine hartia si sa treaca la un model digital de lucru. Pentru multi biroul digital este un obiectiv pentru care merita depuse toate eforturile. De altfel, 25% din cei participanti la studiu au declarat ca lucreaza in medii de afaceri care practica politica biroului curat sau fara hartie.
Cheia pentru inlaturarea hartiei sta in analiza proceselor de afaceri. Procesele si tehnologiile cheie pot fi investigate pentru a afla mult mai multe lucruri decat identificarea blocajelor. De exemplu, putem diagnostica procesele de afaceri, sistemele si protocoalele de redundanta, incetinirile de ritm datorita curbelor de invatare destul de lungi si complexitatea de care nimeni nu are nevoie. O companie mai transparenta, mai agila, face loc proceselor mai simple si mai logice care favorizeaza circulatia informatiei si pot fi mult mai usor de monitorizat. Toate acestea conduc imediat catre beneficii vizibile, de la cresterea vitezei de reactie si raspuns la solicitarile clientilor la mitigarea si localizarea mai rapida a erorilor cauzate de factorul uman dar si la directionarea mai eficienta a continutului catre zonele de gestiune corespunzatoare sau catre factorii decidenti ca sa sprijine luarea unor decizii de afaceri permanent informate.
Suplimentar, cu ajutorul proceselor digitale si a continutului electronic, presiunea asupra angajatilor este redusa considerabil. Procesele pot fi automatizate si se poate intari controlul asupra resurselor informationale si asupra proceselor si tehnologiei care actioneaza asupra acestora. Cu alte cuvinte poti sa-ti creezi o afacere mai simpla si mai usoara si, prin extensie, sa imbunatatesti vietile tuturor. Ca sa extindem aceasta provocare la nivelul intregii companii putem aplica principiile de mai sus in toata afacerea. Combinata cu suportul la nivel strategic si al tehnologiei cloud, viata dupa hartie prin biroul digital are potentialul sa fie mult mai mult decat rafturi fara hartie sau retragerea din utilizare a capsatorului.
