Climatul dificil din ultimul an a forțat companiile să își reconfigureze procesele de lucru, digitalizarea fiind instrumentul la care au apelat cu precădere, subliniază Iron Mountain România, subsidiara companiei americane cu același nume și lider al pieței locale de management al informației și arhivare de documente. Afacerile locale au realizat importanța accesului rapid, securizat și facil la informațiile esențiale de business în contextul telemuncii. În același timp, documentele pe hârtie încă reprezintă o sursă importantă de informații și date, iar organizațiile trebuie să găsească soluțiile potrivite pentru a crea un spațiu de lucru unitar, care să integreze zona digitală cu documentele în format fizic.

Perioada pe care o traversăm, începând din martie 2020, a schimbat nu doar obiceiurile și preferințele oamenilor, cât și strategiile de afaceri și comportamentele organizațiilor de pretutindeni. Companiile, atât cele din România, cât și la nivel regional și global, au înțeles beneficiile digitalizării și au primit cu deschidere noile tehnologii, astfel încât să rămână flexibile la schimbările de context din mediul de business. Cu toate acestea, rămâne în continuare nevoia de a gestiona volumele mari de documente pe hârtie și de a asigura experiențe unitare în ceea ce privește managementul de conținut pentru angajații și clienții lor.

„Regulile jocului s-au schimbat în aproape toate domeniile. Angajații nu au mai fost fizic la birou, o bună parte dintre ei lucrând în regim de telemuncă, de aceea, mulți dintre clienții noștri au făcut tranziția către scanarea și digitalizarea documentelor de business. Dacă înainte, aceștia voiau să aibă acces la documentele fizice ale organizației, pe care le stocam în depozitele noastre și în care își căutau apoi singuri informațiile necesare, în ultimul an, ne-au solicitat să le scanăm documentele și să extragem din ele informațiile esențiale, obținând astfel acces la ele, de oriunde, cu doar câteva click-uri. Există un potențial extraordinar în serviciile de arhivare digitală, cu beneficii ce se traduc pornind de la costuri reduse, la securitate crescută și eficiență remote. Companiile din România sunt condiționate, încă, de legislațiile în vigoare să păstreze cantități extrem de mari de documente fizice, ceea ce face ca piața locală de business să fie una consumatoare și dependentă de hârtii și, implicit, de arhive fizice. Din acest motiv, este important ca mediul de business să facă trecerea spre un format de lucru hibrid, combinând documentele digitale cu cele pe hârtie. Pentru că, ne place sau nu, hârtia va coexista în continuare cu mediul digital, pentru o bună bucată de timp”, precizează Adrian Dogaru, Managing Comercial Director în cadrul Iron Mountain România.

Managerul subliniază faptul că în majoritatea țărilor din vestul Europei lucrurile stau diferit, iar asta de ani buni de zile, nefiind neapărat un trend determinat de COVID-19: În Europa de Vest, clienții caută servicii complexe, care să le asigure accesul securizat la documente în cloud și posibilitatea de a căuta și extrage informații în mod direct din acestea pe bază de cuvinte-cheie.

Reglementările și legislația românească obligă, însă, companiile să păstreze, timp de mai mulți ani, documente fizice referitoare la activitatea pe care o prestează. Odată cu trecerea timpului, arhivarea și stocarea informațiilor se transformă într-o provocare imensă pentru companii, care nu doar că trebuie să găsească spații adecvate pentru acestea, să fie sigure că au acces ușor la ele, pentru a le consulta oricând au nevoie, dar trebuie să se asigure, totodată, că acestea sunt conservate în cea mai bună formă și că nu prezintă riscuri de securitate.

Potrivit reprezentanților companiei Iron Mountain, evoluția pieței de stocare a documentelor și a managementului informațional va fi influențată, în 2021, de componenta guvernamentală, și anume de outsourcing-ul arhivelor instituțiilor de stat și de digitalizarea unor părți a acestor arhive, dat fiind faptul că serviciile de digitalizare a arhivelor vechi sunt extrem de costisitoare, ele ajungând la ordinul milioanelor de euro.