Cu toții știm acest sentiment — evenimentul se apropie și locurile nu s-au epuizat sau nu se încadrează în estimările noastre anterioare și acest lucru poate dăuna pe mai multe planuri. Nicio grijă, mai este timp să vă mai asigurați câteva înregistrări. Necesită doar o schimbare de strategie, de la cea pe termen lung (cum ar fi marketingul de conținut, marketingul video sau marketingul prin e-mail) la cea pe termen scurt, de ultimă oră.

Strategia #1: Maximizați impactul colaboratorilor

Dacă nu ați făcut-o deja, acum este momentul să obțineți cât mai multă promovare din partea speakerilor și sponsorilor dvs. Probabil toți au propriul public plin de oameni cărora le-ar plăcea să participe la eveniment.

În mod ideal, acest tip de promovare colaborativă ar trebui să facă parte din acordul dvs. cu fiecare dintre ei. Ați putea oferi chiar reduceri la pachetele de sponsorizare a evenimentelor pentru promovarea acestuia.

Asigurați-vă că sunteți specific cu cerințele dvs. de promovare, astfel încât să nu existe confuzii. Este posibil să aveți nevoie de o postare pe rețelele sociale pe zi în timpul celor două săptămâni înainte de eveniment. Sau le puteți cere să trimită cel puțin trei buletine informative prin e-mail despre apariția lor la evenimentul dvs.

Puteți obține cel mai mult ajutor de la participanții dvs. dacă le faceți viața cât mai ușoară posibil, oferindu-le tot ce ar putea avea nevoie pentru a transmite mesajul. Furnizați-le text, imagini, videoclipuri, materiale de promovare și orice altceva de care au nevoie pentru a îi ajuta să împărtășească publicului lor informații despre eveniment.

Strategia #2: Maximizați impactul participanților

Cum determinați participanții înregistrați să promoveze pentru dvs.? Un mic stimulent este adesea tot ce au nevoie oamenii pentru a te ajuta. Creați recompense simple pe niveluri pentru a vă aduce înregistrări.

De exemplu: Dacă vă aduc o singură înregistrare, primesc un card cadou la of firmă parteneră de o valoare mică, la trei înregistrări o valoare mai mare și tot așa. Evident, va trebui să vă asigurați că programul dvs. de recompense nu ajunge să vă coste mai mult decât încasează noile înregistrări în venituri, dar înțelegeți ideea. De asemenea, ar trebui să vă gândiți să oferiți stimulente non-monetare, cum ar fi produse și servicii de la clienții dvs.

Aceasta este o strategie excelentă de folosit dacă aveți persoane influente care participă la evenimentul dvs., care au propriile audiențe la care se pot adresa. Recompensează participanții care aduc persoane influente la eveniment.

Strategia #3: Deveniți (și mai) vocali pe rețelele sociale

Ultimele zile și săptămâni dinaintea evenimentului nu sunt momentul potriviți să fiți timizi pe rețelele sociale. Poate că ați evitat să bombardați publicul cu conținut în trecut, dar acum este timpul să creați mult entuziasm, să le umpleți feedul cu informații despre evenimentul dvs. și să-i atrageți să se înregistreze.

Cât ar trebui să postați? Depinde de platforma social media. În contextul marketing-ului de ultim minut, pe Facebook și Instagram ar trebui să postezi de cel puțin două sau trei ori în fiecare zi, pe Twitter de mai mult de 20 de ori pe zi. Asigurați-vă că utilizați hashtagul evenimentului de fiecare dată când postați.

De asemenea, ar trebui să vă gândiți în mod serios să folosiți reclame plătite pentru a vă vinde locurile de înregistrare rămase. La început, a fost inteligent să umpleți cât mai multe locuri posibil folosind promoții organice care nu costă nimic, dar vânzarea biletelor de ultimă oră cu unele anunțuri plătite reprezintă o idee mai bună decât să lăsați acele locuri neacoperite.

Strategia #4: Abordarea la rece

Abordarea la rece nu înseamnă să chemați persoane aleatorii și să le cereți să cumpere bilete la evenimentul dvs. Înseamnă să contactați anumite persoane care probabil sunt interesate de subiectul evenimentului dvs. și care au mijloacele și bugetul pentru a participa.

Sunați sau trimiteți e-mail persoanelor care au participat la evenimentele dvs. anterioare. Apoi, contactați locurile în care puteți asigura mai multe înregistrări. De exemplu, dacă găzduiți un eveniment pentru administratorii de baze de date, ar trebui să sunați la companiile care îi angajează. Oferă-le o reducere sau un pachet special pentru o înregistrare de grup. Multe companii vor plăti pentru a-și trimite oamenii la evenimente, mai ales dacă este implicată o latură educațională sau de dezvoltare personală sau profesională.

Strategia #5: Acceptați înregistrări în ziua evenimentului

Dacă evenimentul se apropie cu repeziciune și locurile încă nu au fost completate, ar fi o idee bună să anunțați publicul că se poate înregistra chiar și în ziua evenimentului — o veste excelentă pentru persoanele care nu se pot angaja să participe la evenimentul dvs. până în ultimul minut.

Trimiteți un e-mail listei dvs., postați pe rețelele sociale și notificați tuturor afiliaților că oaspeții se pot înregistra și achita pachetul de participare ”la intrare” în ziua evenimentului. De asemenea, va trebui să pregătiți o procedură specială pentru ziua de înregistrare pentru a procesa rapid noile înregistrări. Dacă le-ați trimis invitaților materiale înainte de eveniment, va trebui să le imprimați pentru noii înregistrați sau să le încărcați în aplicația dvs. personalizată pentru eveniment.

Atenție, însă — probabil aveți limitări în ceea ce privește numărul de persoane pe care le puteți invita. Poate fi vorba despre o cantitate limitată de mâncare sau de restricții ale locației pentru siguranța participanților în caz de incendiu, așa că ar trebui să aveți un plan de rezervă și pentru eventualitatea în care mult mai multe persoane decât vă așteptați apar la fața locului.

Încă un sfat — Nu reduceți prețul pachetelor în ultimul minut!

Din păcate, reducerile la înregistrare nu sunt atât de simple precum par. Acestea ar putea să devaloriza marca și oamenii ar putea ajunge să se aștepte la prețul redus ca valoare reală a evenimentului și vor aștepta până în ultimul moment pentru a cumpăra.

În plus, reducerile pot cauza probleme în rândul participanților care au plătit prețul integral, care se pot simți înșelați, să facă plângeri și chiar să ceară o rambursare parțială, iar asta ar putea dăuna major evenimentului.

Dacă simțiți că trebuie să oferiți ceva pentru a vă asigura înregistrările de ultimă oră, utilizați forme non-monetare de compensare. De exemplu, puteți face upgrade pentru oaspeții de ultimă oră la pachetul dvs. VIP, puteți organiza o întâlnire cu unul dintre speakeri sau să le oferiți un cadou de tip goodie-bag.

Soluțiile de ultim moment pot fi modalități bune de a obține înregistrări, dar este sănătos să nu vă bazați doar pe ele. O planificare atentă și grija pentru detalii vor rămâne întotdeauna cele mai puternice arme pentru organizarea evenimentelor profesionale.

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.