Evenimentele online, deși răspândite și înlocuindu-le aproape în totalitate în perioada pandemică, încep să impună unele dificultăți, cum ar fi lipsa de concentrare a participanților și dorința acestora de a interacționa față în față și de a lua parte activ la socializarea din cadrul evenimentelor. Cu toate acestea, oportunitatea de a te afla ”live” la evenimentul speakerilor preferați la un click distanță, de la sute de kilometri depărtare, va fi cu greu înlăturată din mentalitatea publicului cu adevărat pasionat.

Organizatorii de evenimente, în consecință, vor fi nevoiți să găsească o cale mijloc, care deocamdată este definită de evenimentele hibrid, adoptând atât varianta online, cât și cea față în față. Acest lucru aduce cu sine o nouă provocare: implicarea activă și interacțiunea nu cu una, ci cu două audiențe separate, cu caracteristici diferite. Pentru a putea face față acesteia, propunem 5 sfaturi pentru speakerii și organizatorii de evenimente hibrid, pentru a putea angrena cât mai multi participanți.

1. Ambele audiențe caută energia speakerilor

După cum scrie Corbin Ball, când vine vorba de planificarea evenimentelor hibride, fiecare public are nevoi diferite. „Grupul prezent fizic are nevoie să se simtă conectați social și să primească un aport senzorial ridicat, […] în timp ce publicul virtual, de multe ori interacționând individual pe ecrane, va avea probabil o atenție mai slabă, se poate afla în diferite fusuri orare și, de obicei, vor avea experiență senzorială limitată doar privind la un ecran.”

Speakerii evenimentelor hibride se află într-o poziție unică. Energia pe care o aduc unei prezentări în persoană trebuie să se transpună la fel de bine unui public virtual. Un discurs monoton nu va putea menține atenția participanților și aceștia se vor orienta către oricare altă activitate care le poate oferi mai mult: un scroll pe social media, o cafea, o discuție cu persoana alăturată.

Prezentatorii plini de energie, care par pasionați de subiectul pe care îl abordează, vor atrage cu ușurință atenția ambelor audiențe.

2. Acordați timp strategiilor de prezentare

Indiferent de format, folosiți elementele tipice ale unei prezentări de calitate: o introducere puternică, un ritm bun, utilizarea pauzelor și a gesturilor, prezentarea concisă și utilizarea elementelor vizuale.

Structurarea și planificarea la detaliu a prezentării o mențin interesantă atât pentru participanții prezenți fizic, cât și pentru cei de la distanță. Păstrați informațiile clare, concise și atractive din punct de vedere vizual, simplificați prezentarea datelor, utilizați imagini convingătoare, evitați supraîncărcarea textului sau a informațiilor din slide-uri și folosiți diferite tactici de prezentare.

3. Tactici de prezentare?

Contactul vizual, limbajul corpului și mișcarea pe scenă nu se transferă pe deplin participanților din mediul online. Atunci când publicul de la distanță urmărește filmări live din cadrul evenimentului, experiența lor este limitată, însă pentru a-i menține captați, vorbitorii pot folosi tactici de prezentare cum ar fi utilizarea imaginilor, partajarea ecranului, crearea sau preluarea unor videoclipuri sau prezentarea unor slide-uri.

”Livrarea” informației pe cale audio este, de asemenea, o tehnică puternică, atât timp cât este utilizată corect. O voce monotonă sau cititul cuvânt cu cuvânt de pe slide-uri vor plictisi publicul. Lucrați cu echipa de Audio-Video pentru a obține un microfon fără fir și pentru a comunica despre mișcarea pe scenă în timpul discursului, ca ei să știe ce să facă la momentul potrivit, și audiența din online să aibă o experiență completă.

4. Desemnați un moderator

Acesta are misiunea de a facilita conversația, de a prezenta speakerii și sponsorii evenimentului, de a face tranzițiile între punctele de pe agendă și de a informa participanții despre resursele disponibile.

Când vine vorba de prezentări hibride, moderatorul acționează și ca o voce pentru publicul aflat la distanță, un canal de comunicare între participanții live și cei din mediul online. Acest rol gestionează participarea publicului și se asigură că speakerii răspund întrebărilor și comentariilor acestora.

5. Repetați, repetați și repetați

Evenimentele hibrid aduc cu sine toate provocările evenimentelor în persoană, dar și toate provocările evenimentelor online. Evitați greșeli și momente moarte prin verificarea tuturor componentelor tehnice în prealabil.

Testați că lumina și sunetul sunt potrivite atât pentru participanții din sală, cât și pentru camere. Testați platformele pe care le veți folosi pentru implicarea activă a publicului (chat, sondaje, platforme de brainstorming interactiv etc.). Optimizați unghiurile camerei: imaginea trebuie să fie suficient de aproape pentru a arăta natural pentru publicul digital, dar nu atât de aproape încât să fie literalmente în fața lor. Realizați un plan de rezervă în cazul în care ceva nu merge bine în timpul sesiunii.

Repetițiile înaintea evenimentului sunt, de asemenea, momentul potrivit pentru a stabili câtă flexibilitate există pentru mișcarea pe scenă. Indiferent de câtă energie ar fi investită de către speaker în apariția pe scenă, aceasta va fi în zadar pentru publicul prezent online dacă aceștia vor vedea doar un fundal, sau poate un braț gesticulând într-o parte.

Gestionarea a două audiențe diferite poate impune probleme doar în cazul unei planificări slabe. Atenția la detalii și timpul acordat gestionării audiențelor poate face dintr-un eveniment hibrid mediocru — unul profesionist.

***

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.