Adesea, în eforturile organizatorilor de evenimente de a trece peste cele mai mari provocări impuse în acest proces de cerințele sponsorilor, obținerea aprobărilor, sincronizarea unor fragmente de program, asigurarea tuturor celor necesare pentru acomodarea personalităților care participă și multe alte cerințe care consumă timp și atenție, câteva detalii care pot părea neglijabile contribuie major la scăderea calității evenimentului.

Mai jos regăsim 3 dintre cele mai comune greșeli ale organizatorilor de evenimente și sfaturi practice pentru asigurarea unui parcurs cât se poate de previzibil:

1. Evenimentul nu este conceput pentru participanți, ci pentru speakeri și sponsori

Participanții, fie ei prezenți în mediul online sau offline, sunt inima oricărui eveniment. Dacă perspectiva acestora nu este luată în considerare de la început până la final, obiectivele evenimentului nu vor fi îndeplinite.

Aceștia au acum zeci de alternative captivante și dinamice prin care își pot petrece timpului liber. Pentru a ne asigura că aleg evenimentul nostru, trebuie să le oferim mai mult decât ar putea un meci de basket cu prietenii, o carte bună sau un episod din serialul lor preferat. Potențialii participanți caută ca la finalul experienței să se simtă îmbogățiți cu informații utile, abilități, idei sau perspective noi, să se simtă chiar inspirați sau motivați.

Pe lângă valoarea pe care o oferiți prin intermediul speakerilor și al moderatorilor, puteți crește calitatea evenimentului prin crearea pentru participanți a oportunității de a interacționa cu persoane noi și de a împărtăși cunoștințe— includeți timp pentru networking și comunicare în program.

Pentru evenimentele fizice, asigurați-vă că există spații de lucru în locația aleasă, unele în care participanții pot întâlni sponsori, organizatori sau în care se pot relaxa. În schimb, în cazul în care evenimentul este centrat pe participarea lor activă, implicarea la prea multe discuții îi poate epuiza de vedere mental, mai ales pe măsură ce ziua trece. Pauzele de repaus sunt esențiale.

Parcurgeți evenimentul în plan mental în timpul planificării acestuia, din perspectiva unui participant și vedeți ce puteți îmbunățăți.

2. Echipa de organizare nu este suficient de mare

După cum spune și proverbul, de multe ori ”socoteala de acasă nu se potrivește cu cea din târg”. Uneori, chiar dacă totul pare că urmează să decurgă de la sine în unele situații, eroarea este mai mult decât probabil să intervină, date fiind natura umană, cea tehnică sau tehnologică, și cea situațională a evenimentului.

Trasați clar rolul fiecărei persoane pentru a vă asigura că toate bazele sunt acoperite și împărtășiți-le întregului personal înainte de eveniment. În acest fel, toată lumea va ști la cine să apeleze și când. Acest lucru este important atât în cazul echipelor din care fac parte persoane care nu au mai interacționat vreodată, dar chiar și în cazul opus, când membrii care se cunosc pot intui rolurile celorlalți în mod eronat din cauza experiențelor trecute avute împreună.

Așteptați-vă ca actorii externi (catering, echipe tehnice s.a.) să întârzie, să aibă nevoie de informații suplimentare sau nevoie de ajutor fizic. Aceste câteva minute (care se prelungesc din cauza faptului că organizatorii sunt prinși în alte task-uri mai urgente) pot conduce la disconfortul participanților. Asigurați-vă că există întotdeauna cineva care se poate ocupa și de astfel de situații, dar și de întrebări și trebuințe specifice ale participanților care pot fi trecute ușor cu vederea (deplasarea persoanelor cu handicap, probleme medicale, necesități speciale ale persoanelor gravide sau care participă alături de copii mici).

3. Probleme tehnice

Internet, cabluri, software, difuzoare, microfoane, pointere și lista poate continua. Atâtea elemente care pot transforma un eveniment plănuit aparent impecabil într-un fiasco — sau într-o experiență demnă de luat drept exemplu.

Primul pas în prevenirea problemelor tehnologice este să vă asigurați că există destul suport tehnologic pentru obiectivele evenimentului. Dacă locația nu dispune de întregul ”arsenal” necesar, asigurați-vă că puteți acoperi lacunele, după ce ați facut inventarul celor necesare împreună cu speakerii, sponsorii și orice alți actori importanți ai evenimentului.

Al doilea pas este intuitiv, dar adesea ignorat. Toată lumea trebuie știe cum să folosească tehnologia de care dispune locația sau cea pe care ați adus-o acolo din exterior. Oricine folosește difuzoare, microfoane, lavaliere sau pointere trebuie să primească destul timp să se acomodeze cu acestea înaintea evenimentului. Uneori, speakerii vor folosi propriile dispozitive. Alocați timp pentru testarea tuturor acestora.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că toate aplicațiile, site-urile sau alte elemente de software, inclusiv sistemele de check-in sau sondaj sunt ușor de utilizat de către participanți și că acestea nu încetinesc desfășurarea planificată.

Astfel de detalii pot părea ușor de trecut cu vederea, însă organizatorii unui eveniment trebuie să se asigure în același timp că atât participanții, cât și sponsorii, partenerii, colaboratorii și furnizorii au o experiență cât se poate de lipsită de obstacole. Acest lucru nu doar că asigură o desfășurare impecabilă a evenimentului, dar face foarte probabilă o viitoare interacțiune cu persoanele implicate, asigurând participanți entuziasmați și pentru viitoarele evenimente, parteneri sau sponsori satisfăcuți și dispuși să continue colaborarea.

 

*****

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.