Un studiu realizat de Quality Process Consultants, Inc. la care au luat parte 539 de persoane a identificat problemele și nemulțumirile pe care aceștia le-au avut în legătură cu panel-urile evenimentelor și conferințelor la care participaseră până în acel moment. Din acest studiu, extragem câteva sfaturi pentru a gestiona un panel astfel încât participanții să aibă o experiență pozitivă:

1. Asigurați-vă că moderatorul are destulă experiență

Un moderator nepregătit, care nu ia inițiativă sau care nu știe să gestioneze situațiile care apar în timpul discuțiilor poate transforma orice panel într-un haos. Acesta trebuie să fie suficient de abil încât să poată opri unele subiecte și de a conduce discuția mai departe în momentele în care speakerii par a nu se mai opri din discurs. Aceste abilități se câștigă prin antrenament și experiență. Asigurați-vă că moderatorul se ridică la înălțimea provocărilor pe care le-ar putea prezenta speakerii și publicul.

2. Alegeți un subiect interesant pentru majoritatea audienței

Pentru a asigura succesul evenimentului, audiența trebuie să fie atrasă de subiect sau captivată de acesta în primele momente. În scenariul în care cunoașteți audiența, abordați aspecte despre care aceștia s-au arătat curioși în trecut și speakeri pe măsură. În schimb, dacă nu cunoașteți audiența, există întotdeauna opțiunea comunicării cu aceasta înainte, poate chiar folosind un sondaj.

3. Fiți atenți la detalii

Creați și explicați la începutul evenimentului câteva reguli de bază pentru adresarea întrebărilor și a răspunsurilor. Apoi, important este să și confirmați logistica. Microfoanele, camerele video, sala, fundalul, sunetul, cablurile, pointerele, toate trebuie să funcționeze impecabil și toți cei care urmează să le folosească trebuie să știe cum să o facă.

4. Selectați un panel captivant

Membrii acestuia trebuie să aibă perspective diverse pentru a antrena o conversație interesantă. Aceștia trebuie să fie elocvenți, pentru a putea transmite mesajul într-o manieră clară și directă, și pregătiți în domeniul lor pentru provocările și întrebările care ar putea apărea atât din partea celorlalți speakeri, dar și din partea publicului.

5. Creați o experiență dinamică

Publicul de astăzi nu caută doar informație, ci experiențe dinamice. Căutați modalități de a face subiectul accesibil, interesant, la curent cu trend-urile actuale în domeniul respectiv.

Căutați un titlu intrigant pentru eveniment. Renunțați la clasica masă lungă și gândiți dincolo de formatele tradiționale. Luați în considerare organizarea panel-ului în așa fel încât acesta să fie orientat cu adevărat către public, nu doar fizic (poate printr-un format stil talk-show sau game show). Utilizați tehnologia pentru a implica activ publicul.

6. Nu lăsați conversația să devină o serie de discursuri

Publicul așteaptă o discuție plină de viață și informațională între persoane inteligente care își împărtășesc opiniile în beneficiul audienței. Păstrați conversația … conversație.

7. Nu folosiți zeci de slide-uri

Dacă este necesar să folosiți slide-uri, asigurați-vă că acestea adaugă valoare pentru participanți, nu că îngreunează experiența acestora. Verificați dacă slide-urile ajută la simplificarea unor concepte sau dacă atrag atenția publicului. Dacă sunt pline de scris sau nu aduc un avataj real, renunțați la ele.

8. Implicați audiența

Discuția are loc în beneficiul publicului — de ce să nu-i aduceți în conversație fără ca acesta să trebuiască să aștepte până la sesiunea de Întrebări & Răspunsuri de la sfârșit? Implicați publicul la începutul sesiunii (sau chiar înainte) și continuați să-l aduceți în discuție pe tot parcursul sesiunii (și chiar și după).

9. Setați obiective clare și nu lăsați discuția să se abată de la ele

Este destul de ușor ca discuțiile să își iasă din liniile trasate anterior. Publicul așteaptă abordarea unor subiecte și va fi cu siguranță amăgit în condițiile în care acestea nu sunt discutate. Realizați acest plan al obiectivelor alături de speakeri și de moderator și asigurați-vă că nu le vor pierde din vedere.

10. Nu prelungiți introducerile speakerilor mai mult decât este necesar

Este important de explicat publicului de ce speakerii sunt relevanți în cadrul discuției, însă înșiruirea titlurilor și a tuturor realizărilor lor devine cu ușurință plictisitoare pentru cei care așteaptă discuțiile și concluziile acestora. Introducerile nu oferă conținut valoros audienței și ar trebui făcute fie într-un mod dinamic, fie menționând doar aspectele relevante pentru discuția în cauză.

Un panel bun implică planificare și atenție la detaliu, însă poate oferi audienței (dar și speakerilor) o experiență informativă, activă, dinamică și într-adevăr utilă. Cu cât aceasta este mai ușor de digerat, mai accesibilă și mai focusată, cu atât este mai valoroasă și exprimă mai mult profesionalism.

*****

Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!

EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.